MICE の現場運営
設営から最後のゲストまで。
イベント計画に合わせて現地パートナーを選定・調整し、役割を明確にして実行を見届けます。協力会社と現場担当者が同じ日程で動けるよう支えます。
- 会場・イベント協力会社の調整
- 会場への入場、協力会社の予約、設営時間、実行日程を合わせます。
- AV・制作の調整
- 現地の映像音響パートナーと技術要件、制作内容、時間を調整します。
- 受付・参加者動線
- 到着、受付、セッションの切替、団体送迎の流れを計画します。
- イベント資材・案内表示の調整
- 確定した資材や表示の現地調達、納品、設置を調整します。
- イベント現場チーム
- 進行表、役割、連絡先に沿って現地支援を手配し、事前に共有します。
- 不測の事態・直前変更への対応
- 要件が変わった際に、日程、協力会社の対応、現実的な代替案を調整します。
進め方
ご相談から終了後の確認まで。
- 01
プログラムの企画段階
目的と条件を整理し、適した手配先を探します。提案内容、業務範囲、確認事項を合意します。
- 02
到着・イベント前
手配先、最終日程、車両、参加者情報を再確認し、会場への入場や資材の準備を点検します。
- 03
現場での実施
進行表に沿って参加者の移動と手配先を連携します。変更は主催者と確認し、新しい指示を共有します。
- 04
プログラム終了後
合意したサービスと変更内容を照合し、残っている事項を確認して、精算を進めます。
実施に使える形で共有。
以下は業務範囲に合わせて調整する作業資料の例です。実施済み案件の記録ではありません。
- 01プログラム概要
- 目的・参加者・日程・場所・合意した対応範囲。
- 02最終実施スケジュール
- 時間・活動・会場・担当者・移動に必要な時間。
- 03協力会社の確認リスト
- 予約・入場・設営・資料・確認状況。
- 04参加者の移動計画
- 到着・集合場所・車両・通訳サポート。
- 05現場の更新事項
- 変更内容・主催者の承認・更新した指示・対応状況。
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ご計画を、具体的な手配へ
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まずはご計画をお聞かせください。必要な手配を一つにつなぎます。
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